采购工作在整个酒店的经营管理中，就像人体的食道口和嘴，“吃”什么物品，以及怎么个“吃法”，都会影响整个酒店的机体。从不同的供应商那里，获取酒店内 不同部门要求的物品，既要价廉物美，又要时间及时。采购工作的质量，直接影响到酒店经营管理的质量。
传统的采购管理思路，管理的侧重点在于物品采购的单项交易。从使用部门的请购—─成本控制通过电脑或手工对库存数量的核对——采购部门通过电 话或传真货比三家的询价——供应商通过电话或传真的报价——决策部门的审批——供应商上门送货——仓库验收——电脑或手工记录库存账目——仓库向领用部门 发货——财务部门按供应商各录记录付账款——供应商拿来发票要求付款——财务部门申请付款——决策者批准付款。单项交易的过程有十几个，整个酒店的采购链 和供应链在一笔、一笔的单项交易中无数地重复工作，大量的劳力、物力在无数次的重复交易中消耗。衡量传统采购工作的质量标准是：是否价廉物美，是否及时供 货。在上个世纪的近几十年中，酒店行业的采购工作基本上是在如此的模式中运行。
高新技术逐渐在酒店行业的渗透和影响，当然包括了采购的管理工作。近几年，多数酒店的采购工作，根据供应商的情况，已经从电话、传真的联系方 式向无纸化过渡，采购部和供应商之间用E—Mail沟通，已经成了较为普遍的手法。供应商的质量，在近几年有了很大的提高，国内的供应环境，更是有利于酒 店的经营。仍然采用传统的采购方法和过程，已经明显的不适合现代企业竞争的需求。采购流程的变革迫在眉睫。
采购流程的变革，是从单项交易的侧重点向过程整合的侧重点转移的变革，变革需要高新技术的基础，需要整合经营数据的控制流程，需要做到酒店内 部数据共享，需要整合不同的管理软件系统，需要重新认识和供应商的合作关系。在现代酒店管理中，供应商和酒店是一个战略合作的伙伴关系，因为供应商将和酒 店一样，面对共同的顾客，供应的服务水平准将直接影响酒店对于顾客的服务水准，供应商的工作质量，将直接影响酒店的盈利水平。像希尔顿等著名酒店管理集 团，已经开始使用不同的采购管理软件，着手进行采购流程变革。采购管理软件和前台的管理软件、各消费点的收银软件是互联的。前台每销售出一间客房，和客房 相关的物品数量，会根据设定的消耗量而自动在采购管理系统中显示，同时，同样式的数据还会通过自动传真和英特网的传输，在不同供应商的数据库中显示。供应 商则根据和酒店事先商定和设定的供货量水平，及时向酒店补足已经耗用的物品。当酒店收到供应商补充物品，酒店的采购管理软件会在收货栏上有所显示，并在到 了原先和供应商商定的供货量时，自动通知财务系统支付货款。整个采购流程被极大地简化了，整个过程的整合，对于电脑软件的要求是非常高的，同时对于采购管 理人员素质要求也不一样了。和传统的采购流程相比，单项交易已经不复存在，采购工作管理的重点是内部管理标准的设定，是事先供应链的组建，是管理软件的互 联。采购流程变革以后，对于酒店的好处显而易见： ——中间过程时间大大缩短。 ——解决了库存安全问题 ——使库存保持最低量 ——对顾客要求反应迅速 ——减少纸张传递过程 ——提高库存记录质量—— ——推动供应商质量管理 ——减少管理环节 ——提高服务效率 ——资金的有效率提高 ——经营的盈亏信息在采购中直接反映
要走采购管理现代化之路，借助高新技术改变采购的整个流程，是酒店在采购管理工作上的趋势，从单项交易转向信息整合，首先需要思路的转变，还 需要对高新技术的投资。从目前国内酒店的现状来看，对采购管理现代化投资的还不多，采购人员的素质和未来的管理要求也有距离。关键是，酒店有了适应时代变 化战略改变的要求，酒店的采购管理现代化之路才能逐步实现。
